Coraz większe potrzeby klientów sprawiają, że w XXI wieku hotele muszą częściej stawiać na nowoczesne rozwiązania telekomunikacyjne. Kilkanaście lat temu luksusem był telefon w każdym pokoju. Jeszcze kilka lat temu dostęp do internetu miała jedynie recepcja. Dzisiaj wszystko diametralnie się zmieniło



Baza telekomunikacyjna w hotelu służy przede wszystkim do łączności zewnętrznej i wewnętrznej oraz oferuje gościom dodatkowe usługi. Od czego jednak zależy dobór odpowiedniego sprzętu? - Urządzenia do stosowania w obiekcie zależą w praktyce od wielkości obiektu. Inne będą wymagania w większym obiekcie, a inne mogą wynikać choćby z kategorii obiektu - mówi Jacek Kraszewski, konsultant informatyczny zajmujący się hotelarstwem. Podstawowym wymogiem jest oczywiście telefon oraz dostęp do internetu. Reszta to indywidualne potrzeby konkretnego budynku.


Skontrolować biznesmena

Podstawowym urządzeniem jest oczywiście centrala telefoniczna. Przed zakupem warto sprawdzić, czy możliwości sprzętu obiekt będzie w pełni wykorzystywać oraz czy będzie kompatybilny z programem hotelowym obsługującym gości. Dobrze zintegrowana sieć wewnętrzna to jeden z filarów usług w hotelach przeznaczonych dla biznesmenów. Jednak przy rozliczaniu gości może wystąpić problem z taryfikacją. - Problem dotyczy korzystania z linii telefonicznych, np. w TP SA, kiedy kierując rozmowy przez innych operatorów telekomunikacyjnych, nie dostaje się sygnałem zwrotnym ich prawdziwych cen. Koszt podawany jest tylko przy ruchu np. międzystrefowym realizowanym przez TP SA. W innym przypadku otrzymujemy jedną jednostkę. Wyśmienicie fałszuje nam to koszty finansowego obciążania gości hotelowych. Częściowym rozwiązaniem jest oprogramowanie naliczające wartości czasu i kierunku rozmowy. Wymaga ono jednak stałej obsługi i monitoringu taryf dostępnych operatorów w celu aktualizacji wewnętrznych cenników. Problem ten nie występuje przy ruchu telefonicznym segmentu biurowego, ponieważ kosztów nie rozlicza się na bieżąco. Tu wystarczy monitoring ruchu w cyklu np. miesięcznym - tłumaczy Jacek Kraszewski.


Wewnątrz obiektu

Aby zapewnić gościom szybką i fachową obsługę, potrzebny jest dobry kontakt między poszczególnymi działami hotelu i jego pracownikami. Dotyczy to przede wszystkim pracowników ochrony oraz służby pięter. Jednak stosowane urządzenia różnią się ze względu na ich wielkość i profil. W małych obiektach wystarczą najprostsze rozwiązania, jak telefon radiowy dla personelu sprzątającego z własnym numerem wewnętrznym (ze względu na niską cenę). - Czasami zastępczo stosowane są po prostu radiotelefony.

Tu jednak problemem jest zasięg pojedynczej stacji bazowej. System taki na pewno nie sprawdzi się w większych obiektach z powodu rozległości obiektu czy konstrukcji ścian - mówi Jacek Kraszewski. Można tam jednak zastosować systemy typu DECT, czyli zespół nadajników wewnątrz obiektu, obsługujących dedykowane telefony radiowe. - System jest dość drogi we wdrożeniu, ponieważ wymaga instalacji okablowania, a i sam sprzęt jest kosztowny - dodaje Kraszewski.

To jednak nie jedyne nowoczesne rozwiązanie, które można zastosować w hotelach. Kraszewski informuje, że u jednego z klientów zamierza zastosować system komunikacji wewnętrznej opartej na bazie telefonii GSM. - To dość prosta metoda rozwiązania komunikacji wewnętrznej i dodatkowo zewnętrznej dla menedżerów. Zakup zestawu kilkunastu tanich telefonów GSM oraz taryfy biznesowe dla firm, które rozliczają ruch jako całość, oraz niskokosztowe czy wręcz bezpłatne rozmowy wewnątrz takiej grupy telefonów sprawiają, że system można szybko wdrożyć, a i koszty eksploatacji utrzymują się na bardzo niskim poziomie.

Jak w praktyce radzą sobie hotele z komunikacją wewnętrzną z pracownikami? Najlepsze są zazwyczaj najprostsze rozwiązania i właśnie po nie hotele sięgają najczęściej. - Komunikacja pomiędzy pionem recepcyjnym a portierami czy pokojowymi musi być szybka i efektywna, dlatego bardzo przydatne są radiotelefony.

Inną formą komunikacji jest oczywiście telefon, który znajduje się w każdym ważnym i strategicznym punkcie hotelu - mówi Kamil Lurie, Reservation Manager z Hotelu Senackiego w Krakowie. Przedstawiciele innych hoteli potwierdzają korzyści podobnego rozwiązania. Wskazują jednocześnie, że wprowadzanie nowinek technicznych jest bardzo kosztowne, dlatego powstrzymują się z inwestycjami w tym zakresie. Nowe hotele nie mają takich problemów, bo wyposaża się je od razu w najnowocześniejsze urządzenia dostosowane do profilu obiektu.



Ofert dla hoteli brak

Bardzo istotną usługą dla klientów jest dostęp do internetu. Najpopularniejszy jest oczywiście ten kablowy. Jeszcze kilka lat temu internet w pokoju dostępny był przede wszystkim w luksusowych hotelach, obecnie spotykany jest już w ośrodkach wczasowych czy nawet hostelach. Obiekty, dzięki współpracy - najczęściej - z największymi operatorami internetu, dysponują coraz szybszymi łączami.

Obok tradycyjnego dostępu do sieci coraz popularniejsze są tzw. hotspoty, czyli obszary będące w zasięgu sieci bezprzewodowej, przeznaczone dla gości. Według danych firmy JiWire liczba takich punktów dostępowych w hotelach na całym świecie w końcu 2005 roku wynosiła ponad 26 tysięcy. Hotspoty najczęściej znajdują się w restauracjach hotelowych oraz salach konferencyjnych. Jednak - według danych Zydel - hotspoty obejmują zaledwie 15 proc. powierzchni przeciętnego hotelu.

Specjalnych propozycji i ofert ze strony operatorów skierowanych do sektora hotelowego nie ma i - jak się dowiedzieliśmy - takowe nie są nawet przygotowywane. Jednak firmy telekomunikacyjne oferują coraz większą gamę usług, które z powodzeniem można wykorzystać w obiektach hotelowych. Wśród nowinek warto wymienić możliwość wprowadzenia specjalnej infolinii rezerwacyjnej (np. w sieci Plus usługa infocentrum jest w pełni bezpłatna dla osób dzwoniących, gdyż koszt połączenia z bezpłatnym numerem infocentrum ponosi firma jako strona odbierająca połączenie).

Tańszy kontakt z pracownikami mającymi telefony służbowe daje np. Polkomtel (w taryfie Biznesklasa przy co najmniej pięciu kartach SIM można skorzystać z usługi System Plus, w którym połączenia wewnątrz firmy kosztują od 12 groszy za minutę z VAT, oraz System Plus 2000, w którym każdy pracownik otrzymuje 2000 minut miesięcznie na połączenia wewnątrz firmy). W ofercie sieci Orange klienci biznesowi mogą w ramach usługi 5 Bezpłatnych Numerów rozmawiać za 0 zł bez żadnych ograniczeń z numerami w Orange. Polska Telefonia Cyfrowa w pakiecie Biznes oferuje rozmowy za 1 grosz miesięcznie z dziesięcioma wybranymi abonentami sieci Era.


Z gadżetem w kieszeni

Specjalnymi taryfami dla firm kuszą również operatorzy stacjonarni. - Netia ma ofertę dla małych, średnich i dużych przedsiębiorstw. Jest to pakiet nazywany OneOffice - mówi Małgorzata Babik z biura prasowego Netii. Operator oferuje w ramach tego pakietu stały dostęp do internetu, usługi głosowe, pakiet hostingowy oraz pakiet bezpieczeństwa F-secure, a także możliwość rozmawiania z innymi użytkownikami OneOffice bez dodatkowych opłat. Rozwiązania dla sektora biznesowego mają również inni operatorzy stacjonarni.

W ofercie firmy Dialog znajduje się m.in. usługa ISDN 30, czyli łącze cyfrowe składające się z 30 kanałów o przepustowości 64 kb/s, z których każdy może być wykorzystany do połączenia telefonicznego lub transmisji danych i stanowić oddzielną linię telefoniczną. Jednocześnie można połączyć wszystkie kanały w jedno łącze o przepustowości od 64 kb/s do 2 Mb/s. Usługa umożliwia podłączenie 30 różnych urządzeń komunikacyjnych.

Tacy operatorzy, jak TP SA, Netia czy Dialog mają osobną ofertę usług internetowych i najczęściej ceny ustalane są w zależności od potrzeb obiektów. Hotele bardzo rzadko korzystają z usług doradztwa w zakresie konsultingu z telekomunikacji, optymalizacji ruchu telekomunikacyjnego, wyboru dostawców czy negocjacji taryfowych. - Zarządy hoteli nie są zazwyczaj świadome tego, jak duże oszczędności można uzyskać, optymalizując i weryfikując okresowo taryfy telekomunikacyjne - podsumowuje Kraszewski.

Telekomunikacja to branża przyszłości, więc producenci cały czas wymyślają coraz to ciekawsze urządzenia przydatne również w hotelarstwie. Niedawno Motorola wprowadziła na rynek CA50, który pomaga w koordynacji pracy personelu oraz szybkiej komunikacji z pracownikami. Urządzenie powiadamia przez wibracje, diody LED, sygnał dźwiękowy, dzięki czemu odbiorca na pewno przyjmie komunikat. Urządzenie działa w sieci WLAN, dzięki czemu połączenia głosowe nie generują żadnych dodatkowych kosztów.