Na co zwrócić uwagę podczas organizacji konferencji i targów

Udział w targach, konferencjach i spotkaniach branżowych jest niezwykle ważnym elementem działalności biznesowej i strategii komunikacyjno-marketingowej praktycznie każdej firmy. Uczestnictwo w takim wydarzeniu może przynieść mnóstwo korzyści, ale tylko pod warunkiem, że jest dobrze przemyślane i wykonane. W tym krótkim tekście chcemy skupić się na aspekcie praktyczno-organizacyjnym. Większość firm doskonale wie która z imprez branżowych jest ważna, gdzie należy się pokazać, komu zaprezentować i z kim spotkać. Problem pojawia się w obszarze przygotowania i obsługi technicznej takiego uczestnictwa. Jak ma wyglądać stoisko? Jak sprawić, żeby nasza firma była widoczna? Jak zainteresować naszą ofertą? Są dwa rozwiązania. Można organizacją udziału w takim wydarzeniu zająć się samemu lub całość zlecić wyspecjalizowanej firmie. To drugie wyjście ma mnóstwo zalet, co dostrzegają nie tylko małe i średnie firmy, ale także i te największe dla których obecność na wszelkiej maści eventach wydaje się być chlebem powszednim. Dlaczego? Bo powierzenie organizacji i obsługi technicznej firmie w tym wyspecjalizowanej pozwala skupić się na najważniejszym czyli spotkaniach, rozmowach z klientami i kontrahentami oraz prezentacją firmy, a nie na transporcie monitorów, aranżacji zabudowy, obsługi przekazu audio-wideo itp. Na co zatem zwrócić uwagę powierzając obsługę firmie zewnętrznej? Doradztwo i konsultacje To pierwszy krok. Nie bójmy się powiedzieć, że czegoś nie wiemy. Nikt nie powinien od nas wymagać jaki dokładnie rodzaj i model sprzętu jest nam potrzebny. My musimy tylko opisać imprezę w jakiej chcemy wziąć udział: charakter wydarzenia, miejsce, czas, liczba odwiedzających itp. To specjaliści powinni zaproponować najlepsze rozwiązania: jaki monitor lub projektor sprawdzi się najlepiej w danej sytuacji? czy zastosować pojedyncze ekrany, czy może ścianę wideo i z ilu elementów złożoną? jakie zastosować nagłośnienie? a może wprowadzić elementy interaktywne takie jak ściana interaktywna, ekrany dotykowe itp? czy lepsze będą desktopy czy laptopy? a co z internetem, okablowaniem i urządzeniami peryferyjnymi? Właśnie w zaplanowaniu tego powinni nam pomóc specjaliści z firmy zajmującej się organizacją eventów. Wynajem sprzętu Powiedzmy, że etap planowania mamy już za sobą. Wiemy w jakich newralgicznych miejscach rozmieścić ekran lub ekrany, gdzie postawić ścianę wideo, jaką zabudowę stoiska wybrać i gdzie umieścić materiały marketingowe i reklamowe. Ale co z samym sprzętem? Zakup - szczególnie jeżeli wystawiamy się nie częściej niż kilka razy w roku - jest drogi i niesie za sobą dodatkowe komplikacje: sprzęt trzeba gdzieś magazynować, a gdy się zepsuje zapewnić mu serwis. Wynajem jest tańszy i wygodniejszy - płacimy tylko za dni w których sprzęt jest nam potrzebny, nie interesuje nas czy wszystko jest sprawne i zadziała we właściwym momencie, no i nie musimy co kilkanaście miesięcy odświeżać urządzeń, które dość szybko się starzeją. Transport i montaż Kolejny newralgiczny element każdego eventu - transport sprzętu, elementów zabudowy i wizualizacji. A następnie montaż na miejscu i sprawdzenie, czy wszystko działa jak należy. Każdy kto organizował konferencje, brał udział w targach lub innym tego typu wydarzeniu wie, jak absorbujący i stresujący jest ten element przygotowań. Ale to też można zlecić firmie zewnętrznej, która odpowiednio wcześniej przywiezie cały konieczny sprzęt w dowolne miejsce, wszystko zamontuje, a po skończonej imprezie zdemontuje i zabierze z powrotem. Obsługa na miejscu Istotą obecności na konferencji, festiwalu czy targach jest pokazanie swojej firmy i oferty z jak najlepszej strony, nawiązanie nowych kontaktów biznesowych i rozmowy z potencjalnymi klientami czy kontrahentami! Absolutnie nie powinniśmy w tym czasie sprawdzać sygnału wideo, jakości audio, transmisji przekazu, poprawnego wyświetlania prezentacji itp. Zostawmy to innym, a sami zajmjmijmy się tym, po co jesteśmy na konkretnej imprezie. Referencje i portfolio Jeżeli już jesteśmy przekonani, aby zlecić obsługę techniczną i organizację wydarzenia firmie zewnętrznej to sprawdźmy jej referencje: czy dana firma ma odpowiednie doświadczenie i jakie wydarzenia obsługiwała? I nie bójmy się pytać o szczegóły! Wybór właściwego partnera przy organizacji konferencji lub targów zdejmie z nas mnóstwo obowiązków, stresu i wydatków. Artykuł został przygotowany we współpracy z firmą Top Rental, jedną z największych w Polsce firm zajmujących się wynajmem sprzętu IT i AV oraz kompleksową obsługą i organizacją techniczną konferencji, targów, stoisk i festiwali. Firma Top Rental pomagała między innymi przy takich wydarzeniach jak Forum Gospodarcze w Krynicy, Euro 2012, udział polskiego przedstawicielstwa w Expo 2015 w Milanie, Hotel & Tourism Trends, Food Business, Sweets & Coffee, Samsung Business Innovation Days, Światowe Dni Młodzieży 2016 i wiele, wiele innych. www.toprental.pl