Sale konferencyjnew hotelach – projektowanie, wyposażenie i trendy, które decydują o sukcesie w pozyskiwaniu segmentu MICE

Dobrze zaprojektowana i wyposażona sala konferencyjna to dziś nie tylko powierzchnia do wynajęcia, lecz narzędzie budowania przewagi konkurencyjnej. Organizatorzy wydarzeń oczekują elastycznych przestrzeni, które można łatwo dostosować do różnych formatów wydarzeń, najwyższej jakości technologii, pełnego komfortu uczestników i rozwiązań zgodnych z trendami proekologicznymi. I obsługi, która potrafi bezproblemowo zarządzać całym procesem.

Z kolei hotelarze, inwestują w modernizację lub budowę nowych części konferencyjnych, coraz częściej wymagają od dostawców kompleksowych rozwiązań – od projektu po serwis – oraz technologii, które pozwolą skalować i rozwijać ofertę w kolejnych latach.

Jak więc dzisiaj powinny być projektowane i wyposażane sale konferencyjne w hotelach, aby realnie zwiększały atrakcyjność oferty i generowały większe przychody.

PROJEKTOWANIE SAL KONFERENCYJNYCH – FUNDAMENT FUNKCJONALNOŚCI

Elastyczność przestrzeni. Pierwszym aspektem, który decyduje o przyszłym sukcesie, jest sam projekt przestrzeni. Kluczowa jest elastyczność. Nowoczesne sale konferencyjne nie mogą być sztywno przypisane do jednej funkcji – muszą umożliwiać organizację zarówno konferencji, jak i kilku równoległych warsztatów czy szkoleń. Rozwiązaniem są mobilne ściany przesuwne o wysokich parametrach akustycznych, które pozwalają w kilka minut podzielić dużą salę na mniejsze pomieszczenia. Dzięki temu hotel nie ogranicza się do obsługi jednego typu wydarzenia i może zapełniać kalendarz różnorodnymi rezerwacjami.

Akustyka. Akustyka jest kluczowa, a to element, który bywa zaniedbywany, podczas gdy ma bezpośredni wpływ na komfort uczestników i odbiór wydarzenia. Pogłos czy niezrozumiała mowa mogą skutecznie zepsuć nawet najlepiej przygotowaną konferencję. Dlatego projektując salę, warto współpracować ze specjalistą akustykiem i zadbać o materiały wykończeniowe – dywany, panele ścienne, sufity akustyczne. Należy unikać nadmiaru szkła i powierzchni twardych, które odbijają dźwięk.

Organizatorzy coraz częściej już na etapie planowania wydarzenia pytają o parametry akustyczne sali. RT (czas pogłosu) optymalny to poziom 0,6-0,8 s dla dużej sali do 200 osób, zbyt długi pogłos Współczesne sale konferencyjne w hotelach przestały być jedynie neutralną przestrzenią do wynajęcia. Stały się strategicznym narzędziem budowania przewagi konkurencyjnej. Aby spełnić oczekiwania rynku, muszą być projektowane z myślą o elastyczności, doskonałej akustyce i ergonomii

powoduje efekt echa, zbyt krótki daje wrażenie „martwej akustyki”), STI (speech transmission index – wskaźnik czytelności mowy, który uwzględnia zarówno nagłośnienie, jak i wpływ pogłosu; rekomendowany wynosi 0,65-0,75), izolacyjność akustyczna ścian (powinna wynosić co najmniej 50 dB, określana wskaźnikiem RA1, RA2 to wskaźnik używany dla przegród zewnętrznych, który uwzględnia inne rodzaje hałasu np. ruch uliczny), poziom tła akustycznego (NC – noise criteria, w salach konferencyjnych zalecane jest NC ≤ 30-35 dB, oznacza to brak szumów klimatyzacji, wentylacji czy hałasu z zewnątrz) itd. Jeżeli nie zadba się o to na etapie projektowania przestrzeni konferencyjnej, współpraca z doświadczonym akustykiem na pewno nie będzie się wydatkiem, a co organizator pyta.

Światło dzienne. Najlepiej, jeśli sale konferencyjne oferują dostęp do naturalnego oświetlenia, które pozytywnie wpływa na koncentrację i samopoczucie uczestników. Organizatorzy wydarzeń zwracają coraz większą na to uwagę, bo cały czas dominują przestrzenie zamknięte pomiędzy sztucznymi ścianami bez okien. Jednocześnie musi istnieć możliwość całkowitego zaciemnienia, aby umożliwić pokaz multimedialny w świetle dziennym – aby umożliwić pokaz multimedialny w świetle dziennym – aby umożliwić pokaz multimedialny w świetle dziennym – aby umożliwić pokaz multimedialny w świetle dziennym – aby umożliwić pokaz multimedialny w świetle dziennym – aby umożliwić pokaz multimedialny w świetle dziennym – aby umożliwić pokaz multimedialny w świetle dziennym. Konieczne są także systemy oświetlenia, które pozwalają ustawiać różne scenariusze: np. przy pokazie multimedialnym, wieczornym bankiecie czy bankietowy – dostępne dla obsługi lub samych klientów.

Ergonomia. Komfort uczestników to nie tylko prestiżowe wrażenie, ale realny czynnik wpływający na powodzenie wydarzenia. Wygodne, ergonomiczne fotele, odpowiednie odstępy między rzędami, możliwość ustawienia laptopa czy podłączenia ładowarki do gniazda w podłodze – to standard, którego dziś oczekuje rynek. Brak takich udogodnień może skutecznie zniechęcić organizatora, nawet jeśli hotel oferuje atrakcyjną lokalizację i cenę.

Dostępność dla niepełnosprawnych. Obowiązujące przepisy kategoryzacyjne wymagające w hotelach pokoi przygotowanych pod kątem osób z niepełnosprawnościami to jedno, ale rosną też oczekiwania klientów konferencyjnych w tym zakresie. Coraz częściej wymaga się specjalnych stanowisk siedzących dla osób na wózkach, ale też pętli indukcyjnych wspierających osoby niedosłyszące czy wyraźnych oznaczeń kontrastowych. W krajach zachodnich to już standard – a polskie hotele, które wdrażają podobne rozwiązania, zyskują dodatkowy aut w oczach międzynarodowych organizatorów.

Foyer. Kluczowy, a czasami „zapomniany” przez projektantów, element przestrzeni konferencyjnych, bez którego nie da się zorganizować udanego wydarzenia. To miejsce do obsługi recepcyjnej wydarzenia, gdzie na jego początku gromadzi się czasami kilkuset uczestników, aby odebrać swoje „badge”, ale też przede wszystkim przestrzeń do networkingu, czyli dla wielu uczestników kluczowej części konferencji. Miejsca te po