Historia jednego zapytania MICE

… wędrującego po trzech rynkach w Europie Środkowo-Wschodniej, czyli jak hotele pozyskują klienta biznesowego. Część 1

Od 12 lat audytujemy hotele i obiekty eventowe, sprawdzając efektywność obsługi zapytań MICE. W związku z wprowadzeniem naszego systemu na rynki zagraniczne postanowiliśmy w tym roku rozszerzyć badanie o nowe destynacje. Przeprowadzony pilotażowy audyt typu Mystery Shopping miał na celu porównanie jakości i strategii reakcji hoteli w trzech destynacjach: Polska, Estonia i Chorwacja. Oceniliśmy nie tylko czas reakcji i jakość oferty, lecz przede wszystkim sposób prowadzenia rozmowy sprzedażowej.

Wyniki pokazują, że mimo szybkiej cyfryzacji rynku, głównym problemem pozostają deficyt strategicznej kwalifikacji potrzeb klienta. Sprzedaż wciąż opiera się głównie na operacyjnej wymianie danych, a nie na pogłębionym rozpoznaniu celów wydarzenia.

ZAPYTANIE NA START

W świecie biznesu, gdzie liczy się każda minuta i każdy detal, pozyskanie klienta MICE to sztuka wymagająca precyzji, szybkości i doskonałego zrozumienia jego potrzeb. Rozłożyłam na czynniki pierwsze realny proces sprzedaży, który rozpoczął się od jednego, z pozoru prostego zapytania ofertowego.

Zostało ono wysłane przez polską firmę latem 2025 r. i było z natury otwarte. Dotyczyło organizacji dwudniowego spotkania (wtorek–środa) dla około 50 osób, z wymaganymi usługami: noclegi, przerwy kawowe, lunch oraz przestrzeń na nieformalną integrację wieczorną. Analiza wykazała, że choć rynki borykają się z tym samym strategicznym wyzwaniem, podejście operacyjne różniło się, zwłaszcza w zakresie prędkości i głębokości kwalifikacji zapytania.

Good afternoon,
On behalf of our client, we are looking for a venue to host a meeting for approximately 50 people in the first half of November, ideally on a Tuesday and Wednesday.
We would like to arrange accommodation for the guests, along with a coffee break and lunch for all participants. The group will also require a space for an informal evening gathering.
I would appreciate your suggestions regarding catering options and any additional activities that could enhance the experience.
Thank you!

SZYBKOŚĆ REAKCJI: ESTONIA GÓRA, ALE POLSKA NADRABIA TELEFONEM

Na początek sprawdziliśmy, czy hotele w ogóle zareagowały na nasze zapytanie. I tu duża niespodzianka. Pierwszy raz doczekaliśmy się 100% odzewu. Wszystkie polskie hotele odpowiedziały na zapytanie. W przypadku rynków zagranicznych nie było takiej pełnej liczby jak przy pilocie MICE w Polsce rok temu.

W drugiej kolejności analizowaliśmy czas odpowiedzi na wysłane zapytania – miernik podstawowego profesjonalizmu.

Estonia zdecydowanie wyprzedzała pozostałe rynki, jeśli chodzi o tempo odpowiedzi mailowej (90 proc.). Wiele obiektów reagowało w ciągu kilku godzin (40 p