Dane osobowe – najważniejsza waluta hotelu

Pieniądze pod ścisłą kontrolą, dane w niekontrolowanym powierzeniu – luka bezpieczeństwa hotelu – Procesor pod lupą

Hotelarze doskonale wiedzą, że bezpieczeństwo płatności ma najwyższy priorytet. Terminale są certyfikowane, dostęp ograniczony, procedury rozliczeń skrupulatnie kontrolowane, a każdy błąd natychmiast analizowany. W tym obszarze nie ma miejsca na improwizację. Dlaczego więc, gdy mowa o danych osobowych – imionach i nazwiskach gości, numerach dokumentów, danych dzieci, informacjach o preferencjach czy stanie zdrowia – ta sama czujność nagle znika?

Pojęcie wartości jest szeroko znane wszystkim pracownikom hotelu. Pokój musi być sprzedany, płatność zabezpieczona, rozliczenie precyzyjne zgodnie z publikowaną stawką w ofercie. Każdy hotelarz wie, że najmniejszy błąd w obszarze płatności oznacza realną stratę finansową lub konflikt z gościem. Paradoks polega na tym, że w tym samym czasie, gdy na bieżąco pilnujemy rozliczeń, inna waluta hotelu – dane osobowe – zaczynają tracić na wartości i przestają być pilnowane.

NIE KAŻDA WSPÓŁPRACA WYMAGA UMOWY POWIERZENIA – ALE KAŻDA WYMAGA ANALIZY

Dane osobowe nie znikają po check-oucie. Zostają w systemach, backupach, integracjach, raportach i archiwach. A co najważniejsze – bardzo często trafiają do podmiotów trzecich – Procesorów, którym są powierzane bez sprawdzenia stosowanych zabezpieczeń. I właśnie w tym miejscu zaczyna się największe ryzyko.

W hotelarstwie pojęcie „no-show” jest doskonale znane. Zarezerwowany pokój, który pozostaje pusty, generuje stratę (jeżeli nie była to rezerwacja bezzwrotna). Niekonsekwencja polega na tym, że w obszarze ochrony danych osobowych hotele zmagają się z dużo groźniejszym „no-show”, który nie tylko się nie melduje, ale potrafi doprowadzić do naruszeń i kryzysów reputacyjnych.

Tym „nieobecnym gościem” jest analiza ryzyka – fundament, bez którego ochrona danych osobowych staje się iluzją.

POWIERZENIE DANYCH – ROLA ADMINISTRATORA I PROCESORA

Systemy PMS, channel managerzy, OTA, biura rachunkowe, agencje marketingowe, firmy IT – dane osobowe są w wielu sytuacjach powierzane podmiotom zewnętrznym, często bez podstawowej weryfikacji poziomu ich bezpieczeństwa. Umowa powierzenia bywa traktowana jak formalność, a nie jak narzędzie kontroli, często podpisywana jest na szablonowym dokumencie, generując tym wysokie ryzyko.

RODO jest w tej kwestii jednoznaczne: za powierzenie danych osobowych podmiotowi przetwarzającemu odpowiada Administrator, czyli hotel. Analogicznie, jak odpowiada za środki finansowe powierzone operatorowi płatności.

DANE OSOBOWE JAK PŁATNOŚĆ – TYLKO BEZ KONTROLI KOŃCOWEJ