RODO DLA HOTELU

Social media hotelu i wizerunek pracownika – gdzie kończy się marketing, a zaczyna rola Inspektora Ochrony Danych?

Media społecznościowe stały się jednym z podstawowych narzędzi marketingowych w branży hotelarskiej. Hotele publikują relacje z wydarzeń, prezentują kulisy swojej codziennej pracy, promują zespoły odpowiedzialne za obsługę gości i budują wizerunek marki poprzez autentyczne historie pracowników.

Zdjęcia recepcjonistów witających gości, filmy przedstawiające pracę działu housekeeping, kucharze podczas przygotowani dań, czy relacje z aktywności zespołu wspierających społeczną odpowiedzialność biznesu wydają się działaniami całkowicie naturalnymi. W praktyce jednak publikacja wizerunku pracownika jest jednym z obszarów, który wymaga większej uwagi.

Analiza udostępnienia zdjęcia wyłącznie przez pryzmat RODO jest niewystarczająca. Hotel powinien zwrócić uwagę równolegle na trzy dokumenty regulujące podstawy prawne:

• RODO,

• kodeks pracy,

• ustawę o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

Tymczasem w wielu organizacjach uwaga ta skupiona jest wyłącznie na jednej zgodzie – przetwarzania danych osobowych – wyrażonej przez pracownika.

WIZERUNEK JAKO DANA OSOBOWA

Wizerunek umożliwiający identyfikację osoby stanowi dane osobowe w rozumieniu art. 4 pkt 1 RODO. Publikacja zdjęcia lub nagrania w mediach społecznościowych oznacza więc przetwarzanie danych osobowych. Hotel jako administrator danych musi odpowiedzieć sobie na kilka podstawowych pytań:

• dlaczego publikujemy ten materiał?

• jaka jest podstawa prawna przetwarzania?

• czy osoba została poinformowana o celu publikacji?

• jak długo materiał będzie dostępny?

• kto odpowiada za jego usunięcie?

• co zrobimy, gdy pracownik cofnie zgodę?

W praktyce właśnie na tym etapie pojawiają się pierwsze problemy. Administrator danych, czyli hotel, musi posiadać podstawę prawną do takiego przetwarzania oraz spełnić obowiązki informacyjne wynikające z RODO. W praktyce branży hotelarskiej bardzo często pojawia się błędne przekonanie, że podpisanie zgody rozwiązuje wszystkie problemy. Tak jednak nie jest.

KODEKS PRACY – BEZPIECZNE DZIAŁANIA MARKETINGOWE

Zgodnie z art. 22¹a kodeksu pracy zgoda pracownika może stanowić podstawę przetwarzania danych osobowych wyłącznie wtedy, gdy jej wyrażenie następuje z inicjatywy pracownika lub jest całkowicie dobrowolne.

Pracownik nie może odczuwać presji związanej z odmową udzielenia zgody. Nie może również ponosić negatywnych konsekwencji z powodu jej niewyrażenia lub późniejszego wycofania.

Jeżeli pracownik nie chce brać udziału w nagraniu materiałów publikowanych przez hotel, decyzja ta nie może wpływać na ocenę jego pracy, możliwość awansu, relacje z przełożonymi lub mieć wpływu na przedłużenie umowy.

PRAWO AUTORSKIE – WAŻNY ELEMENT OCHRONY WIZERUNKU PRACOWNIKÓW

Kolejnym często pomijanym aktem prawnym jest ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Zgodnie z art. 81 ustawy rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej, chyba że zachodzi jeden z wyjątków przewidzianych przez przepisy. Oznacza to, że nawet jeśli hotel posiada podstawę do przetwarzania danych osobowych na