Budżetowanie w hotelu przed i po EURO

Autor: Andrzej Rybicki

Gorący czas przygotowań do zawodów Euro 2012 często nie sprzyjał głębszej refleksji. Wielu managerów hoteli, szczególnie w miastach gospodarzach turnieju, tworząc budżety na początku 2012 roku zakładało optymistyczne scenariusze. Wierzono, iż duża liczba turystów-kibiców zagwarantuje wysokie obłożenie bez względu na poziom cen. Ceny więc poszybowały…   Nawet o kilkaset procent a wierni kibice mieli nie odstępować swoich narodowych reprezentantów, śpiąc w dobrze przygotowanej bazie obiektów hotelowych. Sytuacja napawała optymizmem. Niestety nie pamiętano o doświadczeniach Portugalii czy Austrii…   E.U.R.O. czyli Euro Proces budżetowania powinien odnosić się do czynników zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Samo losowanie meczów i związany z tym wybór miast spowodował, iż najliczniejsi i niestety najzamożniejsi kibice takich krajów jak np. Szwecja, Niemcy czy Anglia ominęli Polskę. Do Warszawy w dniu meczu przyleciało podobno całe 2 tys. Greków. Pod Termopilami było prawie 6 tys. dumnych hoplitów. Różnicę w liczbie można wytłumaczyć, iż za czasów Leonidasa nie było Euro (waluty) i kraj nie był ogarnięty strukturalnym kryzysem. Z Hiszpanii (kraju gdzie bezrobocie wśród młodych wynosi od 45 do 55%) czy Irlandii (dawniej „zielona wyspa”) przyjechało w dniu meczów co prawda dużo więcej kibiców, ale większość zdecydowała się zostać u nas około kilkunastu godzin, a reszta oblegała nocą parki czy plaże (jak to było w Trójmieście), koczując jak na „europejskich nomadów” przystało głównie na ławkach, których ewidentnie było za mało w przeciwieństwie do przygotowanej liczby „łóżek”. EURO oczywiście wygenerowało dodatkowy ruch turystyczny, ale czy był on spójny z oczekiwaniami? Należy zachować niepoprawny optymizm i wierzyć, że po „euro-tsunami” napłynie w końcu fala turystów. Jednocześnie trzeba przygotować się na pesymistyczny scenariusz tzn. sytuację gdzie oczekiwania miną się z rzeczywistością. Do tego właśnie służy budżetowanie, czyli przygotowanie liczbowego sprawozdania za konkretny okres, który może odzwierciedlać takie pozycje jak: planowane przychody, koszty, nakłady inwestycyjne i wynikające z nich zobowiązania a przede wszystkim przepływy środków pieniężnych. Główne cele przy budżetowaniu, jakie powinny przyświecać hotelarzowi po EURO (turniej) to znów EURO (waluta/płynność), czyli: E – EWALUACJA, czyli zidentyfikowanie celu i miernika jak rozliczyć wykonanie; U – UTYLIZACJA, czyli spożytkowanie dostępnych zasobów hotelu w efektywny sposób; R – ROZLICZENIE odpowiedzialności za przychody i koszty na kierowników działów; O – OZNAJMIENIE planów i koordynowanie rozwoju poszczególnych indywidualnych celów pracowników, kierowników, dyrektorów w zgodzie z założonymi przez właściciela celami dla hotelu jako całości.   Jak widzimy budżetowanie wg EURO jak na profesjonalne prowadzenie hotelu przystało, sprowadza się do koordynacji, motywacji, planowania i kontroli. Cały proces prawidłowego przebiegu budżetu przedstawia poniższy schemat: Pracownik hotelu, który odpowiada za budżet powinien równolegle przygotować instrukcje z dokładnym rozbiciem i analizą wskazującą na decyzje, które mają być podjęte i z osiągnięciem których celów mają być powiązane.   Klucz do budżetowania Kluczem do prawidłowego przygotowania budżetu będzie określenie czynnika wiodącego. W hotelu tym czynnikiem jest obłożenie, które nie jest wolne od wielu ograniczeń wynikających m.in. z:

• popytem na konkretny pakiet czy usługę,
• dostępnej kadry czy liczby wykwalifikowanych pracowników,
• materiałów, wyposażenia hotelu, kategorii,
• powierzchni, liczby pokoi,
• płynności hotelu,
• dostępności do zewnętrznych źródeł finansowania przy planach poniesienia n

[...]