Recepcjonista zna odpowiedzi na wszystkie pytania

Recepcjoniści i hostessy to waż­ne osoby na seminariach czy konferencjach. Bez nich taka impreza nie ma prawa się udać. - Recepcja ma bardzo duże znaczenie na takich imprezach, praca osób musi być bardzo sprawna i zgrana. To jest nie tyl­ko rejestracja uczestników, to także punkt informacji - opo­wiada Milena Rutkowska, me­nedżer projektu z Meetings Ma­nagement, która organizuje konferencje. Dodaje, że osoby na recepcji muszą być dosko­nale zorientowane w przebiegu konferencji, by zawsze profesjo­nalnie odpowiedzieć na wszyst­kie pytania i wątpliwości. Mar­cin Kowalski z firmy Human Partner z Wrocławia, który or­ganizuje szkolenia i konferencje biznesowe, dodaje, że rola re­cepcji przy takich imprezach jest bardzo ważna, bo pozwala na sprawniejszą organizację sa­mej konferencji, ale też ułatwia komunikację między organiza­torem a uczestnikami, jest to ważne zwłaszcza w przypadku imprez o charakterze między­narodowym - tłumaczy Marcin Kowalski. Jaka powinna być dobra re­cepcja Według Jakuba Fialka, specjalisty ds. imprez i konfe­rencji z firmy Zoe Advertising, recepcja musi spełniać kilka wa­runków. - Przede wszystkim musi się znaleźć w miejscu, do którego łatwo trafić, tak żeby goście seminarium czy konfe­rencji nie kluczyli po piętrach budynku. Niezbędne są więc dobre oznaczenia. Jeśli konfe­rencja jest na piętrze, to recep­cja powinna znajdować się na­przeciw drzwi. Musi być też es­tetyczna - podkreśla Jakub Fialek. Dodaje, że liczba osób ob­sługujących recepcję zależy od wielkości imprezy - im więcej gości, tym większa recepcja. Do obowiązków recepcjoni­stów i hostess należy udzielanie informacji, pomoc uczestnikom spotkań, wyjaśnianie proble­mów sygnalizowanych przez uczestników, kierowanie ich we właściwe miejsce. Hostessy peł­nią też dodatkowo rolę promo­cyjną: wręczają gadżety uczest­nikom.