Branża hotelarska to jeden z sektorów, który niezwykle silnie odczuł wydarzenia ostatnich kilku lat. Trwająca przez wiele miesięcy pandemia oraz spowodowanie nią lockdowny doprowadziły do czasowego zamrożenia funkcjonowania obiektów hotelowych. I choć po wielu miesiącach ograniczeń i niepewności frekwencja gości hotelowych zaczęła rosnąć, to zarządzający hotelami nie mają powodów do zadowolenia. Przyczyną jest szalejąca inflacja i dramatycznie rosnące ceny gazu, energii elektrycznej czy ceny żywności. Dla hoteli oznacza to rekordowo wysokie koszty prowadzenia biznesu i konieczność poszukiwania oszczędności w wielu obszarach.
Braki personelu w hotelach
W czasie pandemii i wstrzymania pracy obiektów hotelowych wielu ich pracowników było zmuszonych odejść z pracy i poszukać innego zajęcia. Część z nich przebranżowiła się i odnalazła w zupełnie innej działalności niż hotele czy gastronomia. Jak szacuje Izba Gospodarcza Hotelarstwa Polskiego tylko w 2020 r. z branży odeszło około 100 tys. pracowników.
Dla hoteli oznacza to bardzo poważne braki kadrowe. Niedobory dotyczą nie tylko kadry odpowiedzialnej za obsługę gości hotelowych, kelnerów czy kucharzy, ale też pracowników administracyjnych. Jednym z rozwiązań, po które sięgają hotele są nowe technologie, czego przykładem jest zautomatyzowany proces check-in, który realizowany jest bez fizycznego udziału recepcjonisty. Z drugiej strony sposobem na braki kadrowe w obszarze back office jest wydzielenie wybranych procesów na zewnątrz, czyli przekazanie ich firmie outsourcingowej – mówi Eliza Hałas z Grupy Impel, dyrektor segmentu Hotele i apartamenty.
Outsourcing kadr i płac – bezpieczne rozwiązanie dla hoteli
Poważnym wyzwaniem, z którym mierzą się działy kadrowo-płacowe we wszystkich typach działalności, są dynamicznie zmieniające się przepisy i regulacje prawne. Od początku 2022 r. wprowadzono już kilkukrotnie zmiany związane z Polskim Ładem. W sierpniu tego roku weszła w życie Dyrektywa Unijna, która wkrótce pociągnie za sobą poważne zmiany w Kodeksie pracy. Pracownicy odpowiedzialni za obszar kadrowy muszą być na bieżąco z wszelkimi wdrażanymi zmianami, co oznacza konieczność ich stałego szkolenia. Co istotne brakuje wykwalifikowanych pracowników z doświadczeniem w pracy w kadrach i płacach i ten problem dotyczy wszystkich branż, nie tylko sektora hotelarskiego. Tymczasem ewentualne nieprawidłowości w naliczaniu płac pociągają za sobą szereg negatywnych dla pracodawcy konsekwencji, w tym nadszarpnięcie wizerunku w oczach pracowników. W sytuacji niedoborów kadrowych odejście kolejnych pracowników może stanowić bardzo poważny problem.
Aby ograniczyć takie ryzyka warto współpracować z dostawcą, który zapewni obsługę wszystkich lub wybranych procesów kadrowo-płacowych, zagwarantuje ich ciągłość, udostępni nowoczesne rozwiązania technologiczne i będzie działać w zgodzie z aktualnymi przepisami.
Współpraca z klientami w tym obszarze wiąże się z wdrożeniem wielozadaniowego systemu kadrowo-płacowego, ale nie oznacza to tylko dostępu do nowoczesnego narzędzia. Przekazanie tych procesów specjalistom, którzy na bieżąco śledzą wszystkie przepisy, daje poczucie bezpieczeństwa. To pozwala skupić się na kluczowych obszarach własnej działalności, czyli w przypadku hotelu na obsłudze gości hotelowych - mówi Katarzyna Adamczyk, dyrektor CUP procesów kadrowo-płacowych w Impel Business Solutions.
Przykład wdrożenia obsługi kadrowo-płacowej w hotelu
Przykładem klienta współpracującego z Grupą Impel w zakresie obsługi kadrowo-płacowej jest sieć hoteli, która posiada w Polsce 2 placówki umiejscowione w dwóch odległych zakątkach kraju.
Łącznie w obu lokalizacjach zatrudnionych jest na umowy o pracę i umowy zlecenia blisko 130 osób – zarówno na stanowiskach obsługi gości hotelowych, jak i na stanowiskach administracyjnych. Dotychczasowe procesy kadrowe w tych hotelach były realizowane przez zasoby wewnętrzne, a działające w tym obszarze osoby pracowały bez wykorzystania specjalistycznego narzędzia, co wiązało się dla nich z dużym obciążeniem czasowym.
Podstawową potrzebą tego klienta było obsługiwanie procesów kadrowych w przeznaczonym do tego systemie bez konieczności ponoszenia kosztów jego zakupu. Wdrożenie narzędzia pozwoliło ujednolicić procesy w obu lokalizacjach, a także zebra
wszystkie dane w jednym miejscu, co ułatwiło pracownikom odpowiedzialnym za obsługę kadrową zastępowanie się w razie nieobecności. Dodatkowo klient zdecydował się także na przekazanie do obsługi na zewnątrz całości procesów płacowych. Procesy kadrowe, takie jak zatrudnianie nowego pracownika, wszystkie sprawy związane z cyklem życia pracownika, np. badania, szkolenia, ale też tematy związane z rozwiązaniem stosunku pracy - pozostały w realizacji przez wewnętrzne zasoby klienta.
Model współpracy, na który zdecydował się nasz klient, to usługa współdzielona, gdzie my przejęliśmy cały obszar płacowy, a klient własnymi zasobami obsługuje procesy kadrowe. Jednocześnie w obszarze kadrowym zapewniamy pełne wsparcie, np. informując klienta o zmianach przepisów i dając odpowiednie rekomendacje działań. Hotel własnymi siłami realizuje obszar kadrowy pracując na dostarczonym przez nas systemie. To z niego pobierane są wzory wszelkich dokumentów, wzory umów cywilno-prawnych oraz w nim wprowadzane są absencje pracowników. Klient ma także możliwość generowania wielu systemowych raportów z obszaru kadrowo–płacowego, które wykorzystywane są do celów zarządczych. Przy takim rozwiązaniu klienci zyskują usprawnienie całości procesów kadrowo-płacowych, ale i wymierne oszczędności, które sięgają nawet do 30% kosztów obsługi tego obszaru wyłącznie własnymi zasobami– mówi Katarzyna Adamczyk.
Outsourcing kadr i płac z wykorzystaniem profesjonalnego systemu to gwarancja sprawnej obsługi procesów w zgodzie z aktualnymi przepisami. Jednocześnie daje on możliwość korzystania z wielu usług dodatkowych, takich jak np. portal pracowniczy, infolinia pracownicza, moduł rozliczania czasu pracy czy e-teczka zamiast akt osobowych. Firma decydując się na takie rozwiązanie zyskuje pełną digitalizację w zakresie obsługi pracownika, wraz z worflow urlopowym oraz pełnym dostępem do danych.
Po więcej informacji o procesach biznesowych zapraszamy na bezpłatny webinar „Jak zyskać oszczędności w obsłudze administracyjnej hoteli i nieruchomości komercyjnych”. Spotkanie odbędzie się 8 listopada w godz. 10.00-11.00. Rejestracja jest dostępna na stronie: https://webinar-hotele-biurowce.impel.pl/
Grupa Impel zapewnia usługi outsourcingowe dla firm i instytucji na terenie całej Polski. Dla hoteli Impel oferuje profesjonalne usługi sprzątania, pranie i rental bielizny hotelowej, fizyczną ochronę mienia, a także wsparcie w obszarze administracyjnym – usługi księgowe i obsługę kadrowo-płacową.
Komentarze