Automatyzacja w hotelu to nie tylko self check-in

Jak sztuczna inteligencja usprawnia back office, ratuje food cost i odciąża działy HR

Współczesne hotelarstwo chętnie inwestuje w technologie widoczne dla gościa na pierwszy rzut oka. Od intuicyjnych aplikacji mobilnych, przez cyfrowe klucze w smartfonach, interaktywne telewizory, po w pełni zautomatyzowane kioski self check-in. To niezwykle ważne elementy budujące nowoczesne doświadczenie gościa. Jednocześnie jednak o realnej rentowności obiektu coraz częściej decyduje nie to, co lśni w designerskim lobby, lecz to, jak sprawnie działa ukryte przed okiem gościa zaplecze administracyjne: obieg dokumentów, rozliczenia, magazyn i procesy kadrowe.

W obliczu rosnącej, bezprecedensowej presji kosztowej – obejmującej wzrosty wynagrodzeń minimalnych, energii, niestabilne łańcuchy dostaw – ręczne przetwarzanie dokumentacji bywa dziś jednym z najbardziej kosztotwórczych i archaicznych „nawyków” operacyjnych w branży HoReCa. Zjawisko to przypomina pudrowanie rzeczywistości: w wielu obiektach front office jest już w pełni cyfrowy i zautomatyzowany, podczas gdy działy księgowości, kadr i gastronomii nadal toną w stosach skanów, mailach, papierowych dokumentach dostaw i żmudnym, ręcznym przepisywaniu danych do systemów ERP.

To właśnie w tym obszarze rozwiązania oparte o AI – a w szczególności systemy klasy IDP (Intelligent Document Processing), łączące nowoczesny OCR (Optical Character Recognition – optyczne rozpoznawanie znaków) i rozumienie kontekstu dokumentu – mogą przynieść wymierną poprawę jakości, szybkości i przede wszystkim: kontroli kosztów operacyjnych. Przyjrzyjmy się dwóm obszarom, w których wdrożenie AI daje najszybszy zwrot z inwestycji.

HR W HOTELU: OD „WKLEPYWANIA” DANYCH DO ZARZĄDZANIA RETENCJĄ I RYZYKIEM PRAWNYM

Jednym z najtrwalszych i najbardziej bolesnych wyzwań branży hotelarskiej jest gigantyczna rotacja personelu, która w obiektach o dużej sezonowości potrafi zdezorganizować pracę całego działu kadr. Każda rekrutacja i onboarding nowego pracownika (w tym rosnącej rzeszy pracowników z zagranicy) oznaczają lawinę dokumentów. Do teczki pracowniczej trafiają: CV, kwestionariusze osobowe, umowy o pracę lub zlecenia, oświadczenia podatkowe, wyniki badań od lekarza medycyny pracy, orzeczenia sanepidowskie, uprawnienia zawodowe, zgody, wielostronicowe klauzule informacyjne RODO, a także skany dokumentów tożsamości.

W modelu manualnym wysoko wykwalifikowany specjalista HR często wykonuje pracę o dramatycznie niskiej wartości dodanej. Spędza długie godziny na ręcznym przepisywaniu danych z papieru do systemu kadrowo-płacowego. Taki model generuje dwa poważne rodzaje ryzyka.

1. Wąskie gardło operacyjne. Czas trwania procesu sprawia, że onboarding „nie nadąża” za operacją. Szef gastronomii lub służby pięter potrzebuje ludzi na wczoraj, a dział HR wstrzymuje rozpoczęcie pracy z powodu procedur papierkowych.

2. Błędy formalne. Ludzkie zmęczenie generuje pomyłki. Przepisywanie dziesiątek numerów PESEL czy kont bankowych to prosta droga do błędów, które w przypadku kontroli mogą skutkować nieprzyjemnościami dla obiektu.

W praktyce technologia IDP oparta na sztucznej inteligencji ws