Rynek spotkań w 2021 roku, czyli czy i kiedy konferencje wrócą do hoteli?   ANALIZY I RAPORTY

Rok 2020 miał być kolejnym rekordowym rokiem dla polskiego hotelarstwa, tymczasem okazał się katastrofą niespotykanych rozmiarów. Można dużo pisać, o tym jak jest źle i jak trudno jest przetrwać, ale lepiej pomyśleć o przyszłości.

fot. Adobe Stock

Więc, co nas czeka w 2021?

 Dzięki szczepionce sytuacja zacznie się powoli poprawiać. W pierwszym kwartale 2021 roku rozpocznie się proces stopniowego luzowania obostrzeń. W pierwszej kolejności podróże służbowe, następnie ruch turystyczny, a później spotkania. Oczywiście reżim sanitarny i ograniczenia liczby uczestników wydarzeń zostaną z nami na długo. Jest jednak coś, co wpłynie bardziej na branżę spotkań od samych ograniczeń administracyjnych i sanitarnych... tym czymś jest z strach i wygoda.

STRACH przed wirusem... Niestety, musimy pogodzić się z tym, że Covid-19 zostanie z nami na zawsze. Szczepienia są (i będą) dobrowolne, co przełoży się na ok 50-60% zaszczepionych ludzi, a to zbyt mało, aby wygasić epidemię. Dodatkowo, taką liczbę zaszczepionych uzyskamy zapewne około 2022 roku. Dla części z niezaszczepionych, spotkania zawsze będą obarczone ryzykiem. Z pewnością wpłynie to na ograniczenie zainteresowania bezpośrednim udziałem w eventach. Dotyczyć to będzie zarówno uczestników, jak i organizatorów (strach przez zachorowaniem pracowników).

 WYGODA oraz oszczędność czasu i pieniędzy... Ostatni rok stał się katalizatorem niesamowitego postępu w wirtualizacji wydarzeń. Jeszcze na początku 2020 eventy hybrydowe i onlinowe były marginesem, ale epidemia sprawiła, że stały się praktycznie jedyną możliwą formą uczestniczenia w wydarzeniach. Wielu ludzi (i firm) odkryło, że można w wygodny i relatywnie tani sposób, brać udział w szkoleniach i konferencjach. Pomimo ich ograniczeń (brak rzeczywistego kontaktu i możliwości integracji), część ludzi już na stałe przerzuci się na taką formę uczestnictwa. Jednocześnie biznes przyspiesza i każda godzina pracy staję się coraz bardziej cenna... Część ludzi chce brać udział w wydarzeniu, ale również chce zaoszczędzić czas (i koszt) dojazdu i powrotu.

Często boimy się tego co nowe i nieznane. Dzięki analizie i proaktywności, możemy odkryć nowe możliwości. Jak będąc hotelarzem, dostrzec szansę na zwiększenie zysku, przy założeniu, że wynajmiemy mniejszą salę, sprzedamy mniejszą liczbę noclegów i cateringu? Zysk jest tam, gdzie go wcześniej nie dostrzegaliśmy - w obsłudze i realizacji wirtualnej części wydarzeń.

Przyszłość należy do eventów hybrydowych, łączących uczestników będących na miejscu (offline), z tymi biorącymi udział w wydarzeniu na odległość (online). Sam należę do grupy preferującej osobiste uczestnictwo i doświadczania eventu wszystkimi zmysłami. Nic nie zastąpi kuluarowych rozmów, wspólnej kawy i wieczornej integracji. Musimy jednak przygotować się na zmianę, która sprawia, że część uczestników przeniesie się do świata wirtualnego. Zmiana ta, doprowadzi do zwiększenia wartości rynku wydarzeń. Zmieni się jednak alokacja środków wydawanych przez organizatorów. Zamiast na wynajem sali, noclegi, catering i obsługę uczestników największe nakłady zostaną przeznaczone na realizację onlinowej części wydarzenia. Osobiście w evencie udział weźmie mniej osób niż rok czy dwa lata temu, ale dzięki live streaming, liczba uczestników stanie się praktycznie nieograniczona.

Przy sporadycznej obsłudze wydarzeń transmitowanych online, obiekt zwykle ograniczał się do udostępnienia sali, pokoi i cateringu, a samą techniczną część imprezy obsługiwała zewnętrzna firma (oświetlenie, dźwięk, kamery, prompter, laptopy, scena, oprogramowanie, realizacja). Teraz musi się to zmienić. Przewagę na rynku zyskają obiekty przygotowane pod realizację eventów online. W większości eventów (które obserwowałem) organizator wydawał największą część środków na realizację online'owej części wydarzenia. Przyszedł czas, aby to obiekty przejęły te środki i zadania. Wiem, sprzęt i specjaliści w realizacji takich eventów, to duży koszt... każdy musi sam ocenić opłacalność i skalę takiej inwestycji. Zmiana będzie widoczna niezależnie od wielkości wydarzenia i posiadanego zaplecza. Już teraz klienci poszukują salek wyposażonych w dobre łącze, profesjonalną kamerę i mikrofon, w celu odbycia ważnego spotkania online lub przygotowania webinaru. Nawet małe szkolenia mogą przyjąć formę hybrydową (kto chce weźmie w nich udział osobiście a pozostali online). Klienci z chęcią zapłacą za wynajem profesjonalnego sprzętu i pomoc techniczną. W podstawowej skali nie są to duże wydatki a otwierają zupełnie nowe możliwości generowania przychodu dla obiektu konferencyjnego.

Przyszłość należy do tych, którym uda się dostosować do rewolucji technologicznej XXI wieku. Zmiany następują szybciej niż kiedykolwiek, a epidemia jeszcze przyspieszyła wirtualizację biznesu.

Świat zmienia się na naszych oczach, szybciej niż nam się wydaje. Na rynku przewagę zyskają Ci, którzy najszybciej dostosują się do nowych realiów.

O autorze:

Grzegorz Asman - od 14 lat zarządza i rozwija serwis MojeKonferencje.pl – lidera w promocji zaplecza konferencyjnego. 


Komentarze

  • Spółka Polskie Wydawnictwa Specjalistyczne ProMedia Sp. z o.o., nie ponosi odpowiedzialności za treść opinii zamieszczanych przez użytkowników portalu.
  • Spółka zastrzega sobie prawo do usuwania komentarzy naruszających prawo.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *