Corporate Lodging Forum firmy HRS o uproszczeniu podróży służbowych

W hotelu Renaissance Warsaw Airport Hotel w Warszawie odbyła się trzecia edycja konferencji Corporate Lodging Forum organizowanej przez HRS Polska. Wzięło w niej udział 200 uczestników. Tym razem hasłem przewodnim, wokół którego skupiła się cała dyskusja było „Simplify Business Travel”. W konferencji brali udział specjaliści z Polski, Czech, Węgier, Rumunii, Rosji i Ukrainy z działów takich jak: finanse, IT, HR, dział zakupów, dział zajmujący się bezpieczeństwem i ochroną, na czele z Travel Managerami, których zadaniem jest zapewnienie optymalnego rozwiązania w zakresie podróży służbowych dla pracowników swojej firmy. Konferencja rozpoczęła się od wprowadzenia geopolitycznego prof. Roberta Gwiazdowskiego, który wyjaśnił, jak sytuacja polityczna i ekonomiczna wpływa na branżę podróży służbowych. Następnie prof. Maciej Błaszak (kognitywista, biolog, doktor habilitowany nauk humanistycznych) wyjaśniał skąd bierze się dążenie do uproszczeń.Człowiek ze swej natury szuka prostych rozwiązań, ale często podświadomie komplikuje proste rzeczy. Zdaniem profesora Błaszaka,„kreatywność wymaga czasu wolnego”, ponieważ właśnie „podczas czasu wolnego upraszczamy problemy”. Specjaliści z branży dyskutowali o tym jak wykluczyć skomplikowane elementy związane z podróżami w firmie. W rozmowie wzięli udział m. in. Martina Kamenicka (DoosanBobcat), Łukasz Ostrowski (B/S/H) oraz Platon Gryshchenko (Metinvest Holding LLC). - Trzeba traktować podróżującego, jako głównego udziałowca – podsumował Łukasz Dąbrowski, Senior VP Hotel Solutions HRS Group. - Warto inwestować w technologiczne rozwiązania, ale też oswajać z nimi [pracowników]. Trzeba się upewnić, że dostawcy rozumieją nasze intencje. W dyskusji, czy dzięki BPO (outsourcing procesów biznesowych) można uprościć procesy zakupu usług w firmie, wzięli udział: Agnieszka Mielcarek (CCC), Agnieszka Sapa (HRS), Dominika Żwirbla-Kalman (Siemens Polska) oraz Dorota Benkowska (GEA Refrigeration Poland). Dominika Żwirbla-Kalman stwierdziła, że „początek outsourcing zaczyna się od analizy kosztów”. To właśnie potrzeba zmian, skłania głównego interesariusza, jakim jest zarząd, do outsourcingu procesów biznesowych, co w rezultacie ma podnieść i utrzymać na wysokim poziomie efektywność i opłacalność firmy. Outsourcing może przynieść wiele korzyści, ale zawsze należy pamiętać o odpowiedniej implementacji procesów i komunikacji względem pracownika.

Kolejna dyskusja panelowa poświęcona była zagadnieniu możliwości generowania oszczędności w zakresie rezerwacji hotelowych z udziałem m.in. Miłosza Stanisławskiego (Sound garden Hotel) i Rafała Burskiego (Satoria Group). W procesie zakupu usług hotelowych istnieje kilka sposób uzyskania oszczędności, są to m.in.: negocjowanie stawek z hotelami oraz wykorzystanie cen rynkowych. Bardzo popularną sesją tematyczna okazała się sesja dotycząca płatności za podróże z udziałem m.in. Ireneusza Węgłowskiego, wiceprezesa Orbisu. W jej trakcie rozmawiano m.in. na temat „Traveller Centricity”, zgodnie z którym to pracownik i jego potrzeby są na pierwszym miejscu oraz o problematycznych aspektach (w ujęciu działu finansowego) związanych z opłatami i rozliczeniem podróży służbowych. Sylwia Toczyska (Vistra Corporate Services) przedstawiła dostępne na polskim rynku rozwiązania płatnicze najczęściej stosowane przez firmy. Dyskusję zakończył Christian Gall (HRS Group),przedstawiając rozwiązanie central payment i tłumacząc, jakie korzyści może ono przynieść działom finansowym.

Rozmowy o uproszczeniach podróży biznesowych nie byłyby kompletne bez poruszenia kwestii nowych technologii, które pojawiają się w branży travel, ale także o takich nowościach, które mają wpływ na rozwiązania dla podróżujących i dla firm, które te podróże dla pracowników organizują. Podczas panelu rozmawiano m.in. o big data, sztucznej inteligencji, kryptowalutach czy blockchain, a wszystko to w kontekście upraszczania podróży biznesowych. Wnioski końcowe z konferencji zostały zaprezentowane przez Carole Poillerat (Executive Director, Industry Relations & Corporate Lodging Forum, HRS Group) oraz Andrzeja Zawistowskiego (członek zarządu, PSML). Podkreślono wagę komunikacji, jako kluczowego aspektu przy współpracy z partnerami, a finalnie przy outsourcowaniu niekluczowych procesów w firmach.

W trakcie konferencji, licznie zgromadzeni goście wymieniali doświadczenia podczas sesji networkingowych, a także mieli okazję do zapoznania się z ofertą HRS bezpośrednio od przedstawicieli HRS Group. Moderatorem konferencji był Łukasz Dąbrowski - Senior Vice President Hotel Solutions, członek zarządu HRS Group. Konferencja Corporate Lodging Forumzostała zorganizowana we współpracy z firmą Amadeus Polska, stowarzyszeniem PSML, Acte Global, Liniami Lotniczymi Emirates oraz pod patronatem medialnym tygodnika Polityka. Kolejna konferencja z cyklu Corporate Lodging Forum odbędzie się 23 maja 2019 r. w Warszawie. Więcej informacji na temat konferencji, można znaleźć na stronie https://www.corporate-travel-forum.com/pl/warsaw CorporateLodging Forum powstało w 2013 r., jako platforma do wymiany informacji, debaty na temat podróży służbowych i spotkań, umożliwiając poszerzanie horyzontów i uczenie się od najlepszych w branży. W tym roku konferencja odbyła się w 13 krajach na całym świecie, dzięki czemu możliwe jest zebranie bardzo obszernej wiedzy rynkowej w temacie wybranym na dany rok.