Na co zwracać szczególną uwagę podczas budowy hotelu

Nie sposób opisać kompleksowo w jednym tekście wszystkich ryzyk i sytuacji na etapie budowy, które mogą przełożyć się na zbędne koszty inwestycji czy później eksploatacji obiektu hotelowego. Poniżej kilka wskazówek i zaleceń, na co inwestor powinien zwrócić szczególną uwagę podczas procesu budowy, aby uniknąć kłopotów oraz dodatkowych nakładów inwestycyjnych i kosztów utrzymania podczas eksploatacji.



W procesie budowy kluczową rolę odgrywa sam inwestor, bo to od jego profesjonalizmu, dyspozycyjności i decyzyjności w dużym stopniu zależy możliwość sprawnego jej poprowadzenia w przyjętym budżecie, harmonogramie, zgodnie z oczekiwanym standardem oraz jakością. Zdarza się niestety, że swoimi decyzjami lub ich brakiem inwestor proces spowalnia, utrudnia, a czasami wręcz uniemożliwia osiągnięcie celów postawionych w odniesieniu do inwestycji. Wielu inwestorów wykazuje zadziwiający brak zaufania do wiedzy i doświadczenia operatorów hotelowych oraz ich przedstawicieli, kierując się czasami bardziej własną intuicją, rutyną, złudnymi analogiami do innych, niehotelowych obiektów czy radami przypadkowych osób.

Wybór uczestników procesu budowy – nie tylko kryterium ceny

Prawie każdy inwestor dąży do tego, by budowa kosztowała jak najmniej i trwała jak najkrócej, a produkt hotelowy był wyjątkowy i atrakcyjny. W tym dążeniu część inwestorów przyjmuje wynagrodzenie jako jedyne lub zdecydowanie dominujące kryterium wyboru uczestników procesu budowy hotelu, takich jak projektant, wykonawca czy inspektorzy nadzoru. Czasem wybór najtańszej otrzymanej oferty wynika z wewnętrznych procedur czy regulacji korporacyjnych.

Ryzyko powierzenia budowy nieodpowiednim podmiotom jest niższe, gdy inwestor od początku bierze pod uwagę ich umiejętności, doświadczenie czy zdolność realizacji powierzonych im zadań. Powinno się to odbywać już na etapie selekcji oferentów, najlepiej jeszcze przed zaproszeniem ich do konkursu czy przetargu, lub poprzez odpowiedni dobór kryteriów, które oferenci powinni spełnić. Wtedy wybór najtańszej oferty, otrzymanej od świadomie i starannie dobranych oferentów, jest jak najbardziej zasadny i logiczny.

Szczególne ryzyko wiąże się z powierzeniem budowy nieodpowiedniemu wykonawcy, który nie potrafi poradzić sobie z wykonaniem powierzonego mu zadania inwestycyjnego. Np. budowa się przeciąga, a jakość lub organizacja prac pozostawia wiele do życzenia lub są one realizowane niezgodnie z projektem i sztuką budowlaną. Wykonawca nie reaguje na wezwania inwestora lub jego przedstawicieli.

Zmiana wykonawcy w trakcie budowy

Zdarza się, że inwestor dochodzi do wniosku, że rozwiązanie umowy w trakcie budowy i znalezienie nowego wykonawcy będzie mniejszym złem niż kontynuowanie prac z pierwotnie wybranym wykonawcą. Trzeba mieć jednak świadomość, że ma to prawie zawsze poważne konsekwencje dla inwestycji, jej kosztów i terminów realizacji.

Rzadko kiedy udaje się wprowadzić nowego wykonawcę „w biegu”, w sposób gwarantujący ciągłość prac. Problematyczna jest kwestia uzyskania gwarancji za już wykonane prace. Nowi wykonawcy raczej niechętnie przejmują gwarancję wykonawcy, któremu inwestor wypowiedział umowę.

Moje doświadczenie wskazuje, że można taką gwarancję uzyskać, jeżeli nowy wykonawca uzna, że jakość prac zrealizowanych poza jego zakresem jest dobra i nie niesie dla niego dużego ryzyka. Niestety, to także ma swoją cenę. Często potrącone kary umowne nie kompensują tych kosztów.

Przekroczenie budżetu

Zwykle to właśnie dopiero na etapie budowy inwestor dowiaduje się o rzeczywistych, całkowitych nakładach inwestycji. I często okazuje się, że przewyższają one założony budżet. Generalnie wynika to z niedoszacowania budżetu inwestycji na wcześniejszych jej etapach lub z błędów popełnionych przez projektanta czy wykonawcę. Często wyższe koszty inwestycji wynikają bezpośrednio z konieczności wykonania na budowie robót dodatkowych.

W razie przekroczenia założonego budżetu zazwyczaj inwestor prosi projektanta, wykonawcę czy osoby, które zarządzają w jego imieniu inwestycją, o znalezienie oszczędności, które pozwolą obniżyć koszty. Czasami odbywa się to za wszelką cenę i w rzeczywistości zamiast oszczędności pojawiają się niepotrzebne koszty dodatkowe – już na etapie samej inwestycji lub później w trakcie użytkowania obiektu.

Takie „oszczędności” mogą prowadzić do wydłużenia czasu realizacji budowy, obniżenia standardu czy zamiany materiałów lub urządzeń na teoretycznie tańsze, ale których zastosowanie może jednak oznaczać dodatkowe koszty w trakcie eksploatacji. Takie oszczędności będą więc iluzoryczne. Jeżeli znalezienie oszczędności wymaga czasu, to może okazać się konieczne uzyskanie nowych ofert, wynegocjowanie warunków zmiany zakresu z wykonawcą, a nawet zdobycie nowego pozwolenia na budowę, a to wszystko trwa.

W przypadku hoteli niezależnych to inwestor decyduje o zakresie i kierunku zmian oszczędnościowych. W przypadku hoteli międzynarodowych sieci znalezienie oszczędności może być trudniejsze. Sieci mają swoje standardy i niechętnie akceptują ich obniżanie czy zamianę sprawdzonych przez nie rozwiązań na inne, tańsze, wynikające z poszukiwania cięć budżetowych.

Odbiory końcowe

Próby, badania i odbiory końcowe są newralgicznym etapem budowy. Ich rzetelne przeprowadzenie pozwala na bezpieczne uruchomienie obiektu i późniejszą eksploatację bez niedogodności i nieprzyjemnych niespodzianek dla gości i użytkowników. Przed otwarciem obiektu warto przewidzieć od kilku do kilkunastu dni na usunięcie nieuchronnych usterek czy braków stwierdzonych w trakcie odbiorów, w szczególności w strefach, do których dostęp mają goście hotelowi.

Otwarcie obiektu pomimo istnienia poważnych wad czy wielu usterek może być niebezpieczne, bolesne i kosztowne. Usuwanie ich w już użytkowanym obiekcie może oznaczać konieczność wyłączenia z użytkowania części pokoi lub innych stref hotelowych. Przekłada się to na niższe przychody oraz negatywne opinie klientów, które na dłuższy czas mogą ciążyć na wizerunku i opinii na temat hotelu.

Zdarza się, że zauważone już w trakcie odbiorów końcowych drobne braki lub usterki, w trakcie eksploatacji stają się uciążliwe. Co za tym idzie, inwestor lub użytkownik zgłasza je wykonawcy do usunięcia w trybie gwarancji już w trakcie użytkowania obiektu. Czasem wykonawcy odmawiają usunięcia takich nieprawidłowości, argumentując, że formalnie nie zostały zapisane jako usterka w trakcie odbiorów, pomimo że inwestor o nich wiedział, a tym samym uznaje, że zostały przez inwestora i jego przedstawicieli zaakceptowane. Warto o tym pamiętać w trakcie odbiorów, aby uniknąć ryzyka sporu z wykonawcą i konieczności sfinansowania prac naprawczych przez inwestora.

Nadzór inwestorski

Aby do takich sytuacji nie dopuścić, lepiej żeby inwestycja była prowadzona i nadzorowana przez doświadczonych profesjonalistów. A z tym różnie bywa. Pamiętam budowę, na której inwestor uważał, że inspektor nadzoru to zbędny koszt i lepiej „dogadywać się” z generalnym wykonawcą.

Z mojego doświadczenia wynika, że część inwestorów postrzega nadzór inwestorski jedynie w kategoriach wymogu prawnego. Ustawa – Prawo budowlane wprawdzie definiuje zakres obowiązków inspektora nadzoru, jednak nie wskazuje, w jaki sposób i przy jakim zaangażowaniu te obowiązki powinny być pełnione. W konsekwencji część inwestorów zleca nadzór inwestorski, kierując się w pierwszej kolejności atrakcyjną, niską ceną i często bez jednoznacznego określenia wymiaru czasowego lub ograniczając go do minimum (np. jedna wizyta na budowie w tygodniu).

Wychodzą oni z założenia, że bez względu na sposób realizacji nadzoru, inspektorzy będą sprawować go profesjonalnie i fachowo. W rzeczywistości, jeśli wizyty na budowie są sporadyczne, oczekiwanie i wymaganie od inspektorów, aby byli gwarantem jakości i skutecznie egzekwowali od wykonawcy jakość, jest złudne.

Część inspektorów nadzoruje równolegle kilka budów i wpada na nie, by wpisać się do dziennika budowy, zaznaczyć kilka uwag czy spostrzeżeń odnoszących się do dostrzeżonych nieprawidłowości i przejść na następną budowę. Oczywiście większość inspektorów doskonale rozumie, że fachowy nadzór wymaga dużego zaangażowania, czasu, bezkompromisowości, ale także pozytywnej współpracy z innymi uczestnikami budowy.

To właśnie inspektorzy sprawdzają w imieniu inwestora w trakcie badań, prób i odbiorów jakość wykonania, zgodność z projektem, właściwą pracę urządzeń, instalacji i systemów, zgodność dokumentacji powykonawczej ze stanem rzeczywistym. Nie można tego uczynić, gdy nadzory ograniczają się do jednej czy dwóch krótkich wizyt na budowie w tygodniu.

Inwestor zastępczy

Niektórzy inwestorzy powierzają inspektorom nadzoru także funkcję zarządzania i koordynacji budowy, zwaną czasami funkcją inżyniera kontraktu, inwestora zastępczego lub z angielskiego project managera. Z moich doświadczeń wynika, że rzadko kiedy nawet wybitni inspektorzy z punktu widzenia wiedzy inżynierskiej są dobrymi managerami, zarządzającymi sprawnie procesem budowy, kontrolą budżetu czy harmonogramem. Nie warto dla ułamka procentu wartości inwestycji ryzykować powierzenia poprowadzenia i koordynacji budowy niewłaściwym osobom czy podmiotom.

Inwestor zastępczy pełni funkcję koordynatora procesu inwestycji i budowy, zarządzając na co dzień procesem w imieniu inwestora. Dba o przepływ informacji i dokumentów. Organizuje i prowadzi narady koordynacyjne budowy, redaguje i rozsyła notatki i protokoły. Sprawdza na co dzień zaawansowanie prac w stosunku do przyjętego harmonogramu i inicjuje działania naprawcze w razie ryzyka opóźnień. Monitoruje wykonanie budżetu, wskazuje inwestorowi ryzyka w tym obszarze oraz proponuje rozwiązania.

Inwestor zastępczy przy wsparciu inspektorów nadzoru odgrywa kluczową dla inwestora rolę, gdy np. wykonawcy występują z roszczeniami o roboty dodatkowe. Sprawdza, czy są one zasadne, właściwie wyliczone w odniesieniu do ceny, ale także zakresu, a zaproponowane przez wykonawcę rozwiązania optymalne.

W realiach budowy trudno wyobrazić sobie zatwierdzanie robót dodatkowych na podstawie wycen uzyskanych w kolejnych postępowaniach przetargowych na każdy z zakresów, których te roboty dotyczą. Co za tym idzie, to od wiedzy prowadzących i nadzorujących budowę oraz od samego inwestora zależą wynegocjowane z wykonawcą warunki realizacji robot dodatkowych i generalnie wszelkich zatwierdzonych do realizacji zmian na etapie budowy. Bardzo pomocne są tutaj złożone przez wykonawcę podczas przetargu szczegółowe kosztorysy, zawierające ceny jednostkowe materiałów, urządzeń, instalacji oraz robocizny, na podstawie których wykonawca powinien zostać zobligowany w umowie do wyceny robót dodatkowych i zmian.

Zgodnie z prawem budowlanym, inwestor może powierzyć projektantom misję nadzoru autorskiego. Tak jak przy nadzorze inwestorskim czasem pojawia się pokusa rezygnacji z nadzoru autorskiego lub ograniczenia go do jednej czy dwóch wizyt w trakcie trwania całej budowy. Tymczasem realia budowy są takie, że często zachodzi potrzeba konsultacji z projektantem lub uwzględnienia w projekcie zmian wprowadzanych na etapie budowy z inicjatywy inwestora czy wykonawcy.

Utrzymanie terminu za wszelką cenę

Kluczowe obszary każdej budowy, a także generalnie inwestycji, to koszt i czas realizacji oraz zakres, standard i jakość wykonania. Zmiana któregoś z tych czynników zwykle pociąga za sobą zmianę przynajmniej części pozostałych. Dla przykładu, podniesienie standardu obiektu nieuchronnie prowadzi do wyższych kosztów, a często także wydłużenia czasu realizacji, w szczególności, gdy następuje już w trakcie budowy czy po opracowaniu dokumentacji projektowej.

Zdarza się, że inwestor wywiera presję na wykonawcę i pozostałych uczestników, aby skrócić czas budowy lub za wszelką ceną utrzymać założony termin zakończenia prac, pomimo zaistnienia różnych czynników, które efektywnie prowadzą do jego wydłużenia. Jeżeli pierwotny harmonogram nie przewidywał rezerw czasowych, to prawie zawsze utrzymanie pierwotnego terminu przekłada się na pogorszenie jakości lub wyższe nakłady.

Wynika to choćby z konieczności skrócenia niektórych procesów (np. kontrolnych), zmęczenia ekip (na skutek wydłużenia czasu pracy), a czasami konieczności zamiany materiałów czy urządzeń na takie, które są dostępne lub mają krótsze terminy dostawy. Nie zawsze skrócenie czasu budowy musi być opłacalne w ostatecznym rozrachunku.

Rosnące koszty budowy

Generalnie wynagrodzenie dla wykonawcy za realizację obiektu ma charakter ryczałtowy i niezmienny. Dopóki ceny rynkowe zmieniają się w granicach inflacji, taka formuła zdaje egzamin i daje poczucie bezpieczeństwa obu stronom. Jednak w ostatnich dwóch-trzech latach rynek usług budowlanych zachowywał się bardzo niestabilnie.

Wykonawcy niezależnie od zapisów umownych zaczęli domagać się zwiększenia wynagrodzeń wynegocjowanych z inwestorami. W razie odmowy część wykonawców wolała wypowiedzieć umowy, płacąc nawet należne kary, niż kontynuować prace z jeszcze wyższą stratą. Wielu inwestorów ugięło się, mając świadomość, że znalezienie nowego wykonawcy nieuchronnie będzie wiązać się ze stratą czasu i prawdopodobnie jeszcze większymi kosztami.

W ubiegłym roku rynek usług budowlanych stał się bardziej przewidywalny, choć wciąż inwestorzy sygnalizują trudności ze znalezieniem wykonawców robót. Rozwiązaniem mogą być nowoczesne technologie modułowe, o których pisałem w marcowym numerze „Hotelarza”. Polscy producenci modułów, z powodzeniem dostarczający swoje produkty na rynkach międzynarodowych, informują o wzrastającym w ostatnim czasie zainteresowaniu tą technologią także w Polsce. Wszystko wskazuje na to, że pomału pęka bariera kosztowa, braku zaufania inwestorów oraz know-how projektantów czy wykonawców w odniesieniu do tej technologii. Jestem przekonany, że wkrótce usłyszymy o kolejnych hotelach modułowych powstających w naszym kraju.

Budowa nowego hotelu, a jeszcze bardziej gruntowna modernizacja, to złożony proces, angażujący wiele podmiotów i wymagający codziennie podejmowania wielu decyzji oraz rozwiązywania pojawiających się problemów i kwestii. Od wiedzy i doświadczenia zaangażowanych podmiotów i osób, umiejętnej organizacji, koordynacji i kultury współpracy (a nie rywalizacji) uczestników inwestycji w dużym stopniu zależy jej sprawny przebieg i końcowy efekt.

Utrzymanie hotelu użytkowanego przez 50 lat kosztuje średnio pięć razy więcej niż łączne nakłady inwestycyjne na jego zaprojektowanie, wybudowanie i wyposażenie. Koszty utrzymania zawierają media (energia i woda), bieżące remonty, okresowe modernizacje i przeglądy, bez uwzględnienia kosztów operacyjnych oraz personelu. Błędy popełnione na różnych etapach inwestycji przekładają się na wyższe nakłady inwestycyjne. Wydawałoby się, że są to koszty jednorazowe na etapie projektowania czy budowy, tymczasem błędy te przez wiele lat potrafią zwiększać koszty użytkowania i utrzymania obiektu w trakcie eksploatacji, koszty operacyjne, osobowe lub nieść ze sobą ograniczenia biznesowe i w przychodach. Nie zawsze inwestorzy czy użytkownicy są nawet ich świadomi. •

Autor jest założycielem i prezesem firmy HRCA, oferującej obsługę inwestycji hotelowych

Autor: Bogdan Czajkowski

Komentarze

  • Spółka Polskie Wydawnictwa Specjalistyczne ProMedia Sp. z o.o., nie ponosi odpowiedzialności za treść opinii zamieszczanych przez użytkowników portalu.
  • Spółka zastrzega sobie prawo do usuwania komentarzy naruszających prawo.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *